チャレンジしてますか？

僕は民泊ビジネスのコンサルを行いつつ、
宿泊施設のオペレーションを行なっています。
 
 
 
お客様から予約があれば予約確定のお礼とともに
予約内容や宿泊当日までの案内などをお客様へメールでお伝えする
などの事務が発生します。
 
 
 
チェックインが近づくと、
当日のチェックイン方法や暗証番号の説明、
そして宿泊料金決済などの作業があります。
 
 
 
チェックアウトの日（または前日）にはチェックアウト時間のリマインドや、ゴミのまとめ方や退室方法などをお伝えするなどの案内も行っています。
 
 
 
概ね上記の一連の流れを主な仕事として
PCやスマホで行なっているわけですが、
 
 
 
お部屋ごとにお送りする情報は違いますし、
チェックイン＆チェックアウトがある日もあればない日もあるわけで、
 
 
 
毎日全てのお部屋のチェックインおよびアウトのスケジュールを確認しつつ、誤りのないようお客様へ情報をお送りするというオペレーションをしていました。
 
 
 
しかし、これは正直アナログなやり方で、
人的ミスが起こることも少々ありました。
 
 

チェックイン日を過ぎてから
宿泊料金を決済していないことに気づきお客様へ決済依頼をしたり、
 
 

チェックイン日にもかかわらず
お客様へ暗証番号のお知らせを送っていないことが発覚したり。
 
 

幸いにも大きなトラブルまで発展してはいませんが、
このままでは遅かれ早かれ大きなミスを生み出し、
お客様へご迷惑をおかけしてしまうことになりかねないと常々思っていました。
 
 

お客様への案内に専念できるスタッフを雇って集中して取り組んでもらおうと思ったこともありましたが、これでは根本的な解決にはなりません。
 
 

僕がやるかスタッフがやるかの違いしかないわけで、
人的ミスという「原因」を解消できる方法ではないからです。
 
 

なんとかこのアナログな作業を仕組み化して人的ミスを取り除きたいわけですが、複数の旅行サイトから集客しているため簡単ではありません。
 
 

色々と情報を集めていたところ、
宿を運営する上でサイトコントローラーの機能を使って
 
 

○指定のタイミングで
○指定した内容の案内を
○指定したお部屋に合わせて
 
 

送ることができることがわかりました。

 
 
例えば、
 
 
○Aに予約が入ったタイミングでAのガイドを送る。
○チェックイン7日前に決済をする
○チェックイン前日に暗証番号をお知らせする
○チェックアウト当日の8時にアウト時間のリマインドを送る

 
 
など、これまで人的に行なってきた案内作業を、
予め定型で登録しておくことで自動化できることがわかりました。
 
 

しかもかなり細かくカスタマイズが可能で、例えば
 
 
○直前に入った予約に対してはLINE通知する
○清掃スタッフへリアルタイムでLINE通知する
 
 
といった情報共有までも実現できます。
 
 

それを知った僕はすぐさま仕組み化にとりかかり、
APIとか外部連携アプリとかIFTTTとか
それまで聞いたこともないような
言葉やシステムを勉強していきました笑
 
 

途中で面倒臭くなって、一瞬
「あ〜、もうそのままでいいや」
とも思ったんですが、
 
 

それではこれまでと何も変わらない
進歩していない自分なわけで、
 
 

「もう少し、頑張ってみよう」
「新しいことにチャレンジしよう」
 
 

という思いでなんとか構築することができました。
 
 

情報を知ってから仕組み構築まで
かかった時間は2週間程度でしたが、
完成してからは劇的に仕事のクオリティが上がりました。

 
 
全てのオペレーションが「自動化」されたため、
まず人的ミスがなくなりました。
 
 

送り忘れ、など発生しないからです。
 
 

また、自分自身の仕事の量が激減したため、
生まれた時間で新しい仕事をするために費やすことができます。
 
 

また、当初はスタッフを
雇うことまで考えていたため、
人を雇っていればかかっていたであろう
人件費もいらない状態で理想の状態を
手に入れることができたわけです。
（むしろタダでミスをしない優秀なスタッフを雇っているようなものです）
 
 

多くの人は、
見たことないものや聞いたことないもの、
あまり知らない分野のことなどに手を出そうとはしないものです。
 
 

変化ってこわいですから、心が落ち着きません。
 
 
 
夕飯を外で食べる際、
まだ行ったことのないお店をみても
 
 
 
「知らないお店に行って
美味しくなかったら嫌だな」とか思って
 
 
 
味を知っている「いつもの店で安心して」
おいしい食事にしたいわけです。
 
 

人間はできるだけ
心を落ち着かせていたい生き物ですから、
新しいものや知らないコトにチャレンジして失敗したくないわけです。
 
 

失敗するのは心が安定しませんから、
できるだけ避けようとします。
 
 

しかし、ただ人生を生きているだけでは
新しいスキルなんて身につかないですから、
 
 

自分に広がりを持つためには、
何か新しいことをやっていかないと
いけないということなんですよね。
 
 

大切なのは、
新しいことをやる時は
基本的に最初はできないということです。
 
 

なんでもそうですが、
最初からうまく行くわけありません。
 
 

僕の話をすると、
仕事の仕組み化に約2週間かかったわけですが、
 
 

この2週間って短いようで長いです。
 
 

2週間もできないことをやり続けるより、
アナログながらできる方法を知っているわけですから、
「別にいいや」と断念することは簡単でした。
 
 
 
でも、「このままではいけない」
という思いがあったからこそ
 
 
 
自分の仕事のやり方を変えることに挑戦して、
今ではより質の高いやり方を実践することができているわけです。
 
 

何かしら壁を越える時は色々と大変です。
簡単にはうまくいきません。
 
 

始めてはみるものの、大して行動せずに
言い訳だったり負け惜しみをいいながら
やめちゃう人も多いですから。
 
 

でも、できないことに立ち向かって行って
少しずつひとつずつクリアしていかなければ
何事も前に進まないんですよね。
 
 

「がむしゃらに」
と言いたいところですが、
 
 

「ただ、淡々とやる」
 
 

というのが、ぼくは好きな考えです。
 
 

結果がでなくても、ただ淡々とやる。
上りも下りも、ただ淡々と前に進む。
 
 

そうすると人生が好転していくから、
人生って面白いですね。
 
 

新しいことにチャレンジ、してますか？
 
 
 

学び, 戦略・思考